בכדי שארגון יוכל להתפתח ולצמוח מרמת הפרט, לרמת הצוות ועד לכלל הארגון, הוא נדרש במודל עבודה בסיסי עם מנגנון יעיל של תחקיר והפקת לקחים. מדובר במנגנון המספק מצע שיטתי להליכי לימוד ושנשען על ערכים של כבוד הדדי, אמינות, פתיחות ושקיפות. באמצעות תהליכי למידה ממוסדים ושיטתיים לארגון ופרטיו, עם כלים לאיסוף וניתוח מידע ונתונים, ניתן להפיק לקחים, לשמרם ולהפיצם כידע רלוונטי עבור שיפור תהליכים וביצועים בארגון.
חוסר מיקוד בתחקיר והפקת לקחים
החל משנות התשעים ניכרת במשק העולמי מגמה מתמשכת של ארגונים לומדים. לשם כך הושקעו משאבים רבים בפיתוח תרבויות למידה בארגון לצד פיתוח טכנולוגיות, מערכות מידע והליכים מסודרים ומתקדמים של ניהול מידע. יחד עם זאת בהליכים אלו של ניהול מידע לא אחת חסרה הייתה גישה מסודרת ואפקטיבית של תהליכי תחקיר והפקת לקחים. גישה הכוללת מתודולוגיה ברורה, הבנה ברורה מה חובה לתחקר והערות לתחקיר ממוקד ותכליתי. העדר תפיסה כוללת, ממוקדת וברורה פגמה ביכולת הלימוד של הארגון וביכולת לשפר באופן שיטתי ביצועים ובחוסר התמדה בביצוע הפקות לקחים והפיכת החברה לארגון לומד.
משמעותו של התחקיר
מערך למידה ארגונית שמבוסס על תחקיר, ממוקד ברובו בניתוח של תהליכים בארגון, מרמת הפרט ועד רמת הארגון כולו, ובאפשרות לשפרם מתוך מטרה ללמוד מטעויות ולהפוך הצלחות למרכיב מובן שחוזר על עצמו ואינו תוצאה של מקריות לא מובנת ולא מוסברת. חשוב להדגיש שתחקיר ארגוני אינו עוסק בחקירות המחפשות אשמים (No finger pointing), אלא הוא שם את הדגש על שיפורם של תהליכים וביצועים על ידי חיפוש אחר האמת.
החיוניות והרלוונטיות של מתודות תחקיר ושל הפקת לקחים ניכרות בעובדה שארגון עסקי הינו גוף בעל מטרות ויעדים ברורים ומוגדרים שניתן למדוד, לכמת ולהגדיר במונחים של מטרות, תכולה, זמנים, גורמים מובילים, בעלי תפקידים, חלוקת עבודה וכדומה. כמו כן, עבור יעד עסקי ניתן לאסוף נתונים ומידע, בין היתר בהתבסס על תהליכים ופעולות שוטפות שחוזרים על עצמן. אלו מעידים על היות הארגון גוף מוסדר שמכוון לתוצאות ומכאן גם קל יחסית לבצע תחקירים ולהפיק לקחים לשם השגת יעדים מבוקשים באופן הטוב ביותר.
גישת תחקיר מתקדמת ומקצועית
בשוק יש מודלים שונים של תחקירים והפקת לקחים. בין מודלים אלו בולט זה של חברת הייעוץ האסטרטגי שמוליק רביד בע"מ, בו מאמר זה יתמקד. מדובר במודל המבוסס על זה של חיל האוויר הישראלי, שעבר התאמות ופיתוחים לשוק האזרחי, עם מתודות מתקדמות ותומכות שבעזרתן ניתן לנתח בארגון תהליכים בצורה יסודית, להגיע לשורש הגורמים ולהפיק לקחים אפקטיביים שניתן ליישמם בשטח. המתודה שמוצעת על ידי החברה שמה דגש על הטמעת תרבות של ארגון לומד לצד הטמעת מתודות מתקדמות, לוגיות וייחודיות של תחקיר והפקת לקחים ויישומם בארגון מרמת פרט, לצוות ועד רמה כלל ארגונית.
הנחות וערכי יסוד
הטמעת מנגנון של תחקיר והפקת לקחים על פי גישת חברת שמוליק רביד בע"מ, מתבססת על מספר הנחות וערכי יסוד בתרבות של הארגון:
שאלות יסוד של כל תחקיר
בכדי לבצע תהליכי תחקיר אפקטיביים יש לענות על שלוש שאלות יסוד, אותן מפרקים לשאלות משנה ממוקדות ורלוונטית לתחום התחקיר. הלקחים המופקים עוברים הליכי סיווג שונים ותעדוף, למשל לפי תחומים, טווח קצר / טווח ארוך וכדומה. בהתאם לסיווג והתיעדוף יש לשמר לקחים אלה ולבנות מהם תוכנית למימוש.
שאלות הבסיס כוללות:
רמות שונות של תחקיר
תחקירים בארגון מבוצעים בשלוש רמות – אישית, צוותית וכללית, כאשר בכל רמה נשאלות ונבדקות שלוש שאלות הבסיס:
התמודדות עם התנגדויות להטמעת תחקיר ולקחים
חשוב להבין שלעיתים קרובות הטמעת תהליכי תחקיר והפקת לקחים אינה פשוטה, בגין התנגדויות שונות העולות בארגון. כך למשל, תחקיר והפקת לקחים דורש רמה גבוהה של חשיפה ושקיפות עם יכולת ונכונות להודות גם בתהליכים שלא צלחו, דבר שלא אחת מנוגד לתפיסה תחרותית בארגון שבו פרטים רוצים להבליט בעיקר הצלחות. כמו כן יש להבין את מהותו של תחקיר ככלי לשיפור תהליכים ולא במה לשיפוט והטחת האשמות. לכן כגישה מקדימה ובסיסית יש להנחיל בארגון תרבות למידה שמבוססת על שותפות, אמון הדדי, שאיפה למצוינות מקצועיות ואחריות. להקפיד על בחירת אירועים לתחקיר שיש בהם גם הצלחות, להגדיר שאלה ברורה המייצרת תחקיר ממוקד ותכליתי ולדאוג שמספר המשתתפים יהיה המינימום הכרחי של משתתפים שאכן לקחו חלק באירוע המתוחקר.
תנאי הכרחי להטמעת תרבות ארגון לומד בר קיימא היא יישום שיטתי של לקחים ותחושה כללית שהחברה אכן מיישמת ומשתפרת. העדר מימוש לקחים ותחושת שיפור מתמיד תשמוט את הקרקע מתחת תהליכי ההטמעה של תרבות ארגון לומד ותגרום לאנשי הארגון להרפות מתהליכי הלמידה. בנוסף, לא אחת קיימת גישה מוטעית של מנהלים, שמצד אחד חושבים שתחקיר והפקת לקחים רלוונטיים רק לאירועים גדולים ועל פי רוב אירועי אי הצלחה, ולכן אין טעם להשקיע באירועים קטנים ברמת הצוות והפרט. אולם מנגד הם נרתעים ממורכבות תחקיר כלל ארגוני וגם חברי הארגון אינם בשלים תרבותית וערכית לביצוע תחקיר והפקת לקחים אמיתי. לכן, הטמעה של תהליכי תחקיר והפקת לקחים מתחילה בהנהלה, המציגה נכונות ורצון לשיפור אמיתי בביצועי הארגון, דוחפת את חברי הארגון לבצע תהליכי למידה באופן שיטתי, מתייחסת בכובד ראש ללקחים ארגוניים ונמנעת מהתבטאויות חריפות בדיונים הגורמות בקרב המשתתפים לתחושות של אשמה וחוסר אמון .
בשורה התחתונה
תחקיר והפקת לקחים הינם שיטה פרקטית בכל רמה ארגונית לשיפור מתמיד על ידי זיהוי גורמים להצלחה וחוסר הצלחה ועל ידי יישום לקחיהם. יחד עם זאת, בכדי שתהליכים אלו יצליחו הם נדרשים להיטמע בתרבות הלמידה של הארגון ועליהם להתבסס על ערכים מצוינות, שקיפות, אחריות, מקצועיות, אמינות, השגיות מרמת ההנהלה ולאורך כל שדרות הארגון.
When you subscribe to the blog, we will send you an e-mail when there are new updates on the site so you wouldn't miss them.
שמוליק רביד בע"מ היא חברה לייעוץ אסטרטגי, ארגוני ואישי המשלבת את שלוש מעגלי הייעוץ במטרה לאפשר מתן פתרון מלא בראיה מערכתית ללקוח. אנו רואים בשלוב התחומים מכפיל כוח ייעוצי, המאפשר לחברה לבנות תפיסה אסטרטגית מנצחת להתאים תשתיות ארגוניות התומכות באופן האפקטיבי ביותר במימוש האסטרטגיה תוך ליווי אישי למנהלים בהובלת השינוי והשגת התוצאות העסקיות.
החברה מתבססת על ניסיון רב שנים בארגונים שונים ומגוונים. ארגונים ציבוריים ופרטיים, גדולים וקטנים, חברות הייטק, פרמה, בנקים, הנדסה, קבלנות, צבא, תעשיה, משרדי עו"ד ועמותות. ארגונים מקומיים ובינלאומיים.