כיצד לבנות תרבות למידה בארגון

הטמעה שיטתית של תרבות למידה בארגון וקיום שגרות של תחקיר והפקת לקחים (Lesson learned) היא אתגר משמעותי לכל ארגון. חוויתי וגם ראיתי ארגונים שהשקיעו מאמצים רבים בלימוד המתודולוגיה של תחקיר והפקת לקחים, בפיתוח מערכות ניהול ידע שתומכות בתיעוד תהליכי התחקיר ובניהול הלקחים ויישומם. למרות זאת תהליכים אלה זכו לתקופת פריחה שהלכה ודעכה בלא שנבנתה תרבות למידה מושרשת עמוק בחברה.

כבר טענתי בעבר במאמר שפורסם באתר זה שחלק מסוד ההצלחה של חיל האוויר הוא ביכולתו להטמיע עמוק את שורשי תרבות הלמידה, נובע מקיומו של קורס טיס ארוך המאפשר באינטנסיביות שלו, באיכות המשתתפים והמדריכים בו ובמוטיבציה להצליח לחולל שינוי תפיסתי בקרב בוגריו. אולם, בארגונים רגילים הזדמנות כזו בדרך כלל לא קיימת.

לאחרונה, חזרו אלי מנהלים מחברה גדולה וגלובלית אותה אני מלווה ושבעבר פעלנו להטמעת תרבות הלמידה וביצוע תחקירים והפקת לקחים. מאחר ומדובר בארגון גלובלי השתרש בה המושג Lesson learned. כיום Lesson learned הוא מושג מוכר ומושרש בארגון וכל אחד מהעובדים בחברה מכיר אותו, משתתף בתהליכי תחקיר והפקת לקחים ולעיתים אף יוזם בעצמו.

מרכיב חשוב והכרחי בהצלחה, כמו בכל תהליך של הובלת שינוי, זו תמיכת ההנהלה בכלל ומנכ"ל החברה בפרט. אולם זהו תנאי הכרחי אך לא מספק.

במקרה זה זוהתה על ידי הנהלה תחושה של ירידה באינטנסיביות תהליכי הפקת הלקחים. ההנהלה היא זו שעוררה תהליך של למידה ותחקור תהליך הלמידה במגמה להמריץ את תהליך ההטמעה וביסוס תרבות הלמידה בחברה.

בעקבות תהליך הלמידה והפקת הלקחים מתהליך ההטמעה עד כה הוחלט לרענן את מודל העבודה. המודל המקורי נבנה על הכשרת מובילי תחקיר Champions שתפקידם היה לקחת בעלות (Ownership) על תהליך ההטמעה. לאחר שהם הוכשרו בעצמם על ידי, תפקידם היה להפיץ את התורה, לבצע תחקירים והפקות לקחים בעצמם ולעודד אחרים לבצע תחקירים. לאורך זמן ראינו עליה מתמדת בכמות התחקירים המבוצעים, עקבנו גם אחר שעור יישום לקחים ובחנו באיזו מידה תקלות שתוחקרו לא חוזרות על עצמם וגורמי הצלחה מוטמעים בארגון.

הבנו שגם תהליך כזה, יש סיכון שילך ויתפוגג אם אין לו תחזוקה שוטפת.

לאחר כשנתיים חשנו שלמרות שתרבות הלמידה קיימת ומבצעים תחקירים והפקות לקחים בחברה, רמת היישום והמודעות שונה בין המחלקות השונות כפונקציה למידת האמונה והדחיפה של המנהלים ביחידות אלה.

החלטנו לבצע ריענון וגם לרענן את השיטה.

החברה מינתה מוביל בכיר להמשך הטמעת תרבות הלמידה. הקמנו פורום בכיר של Champions Lesson learned שקיבלו מעמד מיוחד בחברה מתוקף תפקידם. ביצענו יחד איתם תחקיר והפקת לקחים על תהליך ההטמעה עד כה. החלטנו שלכל מחלקה יהיה Champion Lesson learned שאחראי להטמעה במחלקה. מיסדנו את פורום ה Champions Lesson learned כדי לבצע תהליכי מעקב וחידוש אנרגיות על בסיס חודשי והרחבנו את יריעת ההדרכות על תחקיר והפקת לקחים בדגש על הצגת תחקירים שבוצעו ופישוט מרבי של תהליך התחקיר כך שיהיה אפקטיבי ומהיר ככל הניתן.

החברה המריצה עצמה מחדש בביצוע תחקירים והפקות לקחים.

תהליכים שכאלה, שגם מחדשים עצמם שוב ושוב והנהלה שדוחפת ולא מוותרת הם מנגנונים יעילים שממסדים אט אט תרבות של למידה ברת קיימא.